Asiakkaat ja liikennöitsijät

Tässä näkymässä luodaan asiakkaat ja myöhemmin myös muokataan niitä.

Pakolliset tiedot: nimi, käyntiosoite, asiakasryhmä, maksuehto, laskutusjakso. Kun kirjoitat osoitetta, järjestelmä ehdottaa postinumeron perusteella postitoimipaikan ja maan. Valitsemalla tarjotun vaihtoehdon, järjestelmä täydentää loput osoitekentät (valitse ja sitten klikkaa muualle). Jos asiakkaan nimi löytyy YTJ:n rekisteristä (Oy), niin järjestelmä ehdottaa tietoja.

Mikäli asiakkaalle lähetetään laskut verkkolaskuina tarvitaan verkkolaskutunnuksen ja -operaattorin määrittely.

Laskutusmuodoista sähköposti tarkoittaa sitä, että LogiPlan-käyttäjä lataa itse laskusta pdf-tiedoston ja tulostaa ja/tai lähettää sen sähköpostilla asiakkaalle. Sähköposti (operaattori) tarkoittaa puolestaan sitä, että lasku lähetetään verkkolaskuoperaattorille (esim. Maventa tai Liaison) sellaisella ohjauksella, että se pitää lähettää sähköpostilla ja sähköpostiosoite mihin lasku lähetetään otetaan LogiPlan-asiakaskortin sähköpostiosoitteesta. Tässä tapauksessa siis operaattori visualisoi (tekee siitä pdf:n) ja lähettää sen sähköpostitse asiakkaalle.

Asiakkaan tietoihin merkitään myös se, kenelle luottotappio tulee, jos asiakas jättää laskun maksamatta. Luottovastuu voi olla joko yrityksellä tai liikennöitsijällä. Jos luottovastuu on yrityksellä, niin suoritteesta tehdään tilitys liikennöitsijälle sen jälkeen kun asiakasta on laskutettu vaikka asiakas ei olisi maksanut laskua. Jos luottovastuu on liikennöitsijällä, niin suoritteesta tehdään tilitys liikennöitsijälle vasta kun asiakas on maksanut laskun.

Asiakkaan alla on perustietojen lisäksi myös työmaat ja kortit. Asiakkaalle tarvitaan työmaa, jos tehdään työmaatilauksia tai sopimuksia. Työmaalla voi olla useita Yhteystietoja (Kohteita). Työmaita lisättäessä pakolliset tiedot ovat työmaan nimi, kohteen nimi, osoite. Ulkoinen viite on asiakkaan asiakkaan antama viite työmaalle, se näkyy vain Perusrekisterissä asiakkaan tiedoissa ja menee Finvoicessa työmaatunnuksen/nimen tilalle. Asiakkaan alle lisätään myös kortit (esim. polttoainekortit), joihin tulleita tapahtumia halutaan joko veloittaa tai tilittää.

Huom: kaikissa listanäkymissä kautta LogiPlanin on aina vain tietty joukko siitä datasta mitä kannassa on, koska kanta on niin suuri. Eli listaa pitää suodattaa ja käyttää hakusanoja.

LASKUN KOOSTE

• Jos laskun koosteeksi on valittu Ajoneuvo, tilaajan viite tai tuote/yksikkö niin Finvoice sanomaan luodaan SpecificationDetails - SpecificationFreeText elementti, johon tiedot siirretään ns. Vapaanatekstinä.
• Jos koosteeksi on valittu Tuote niin jokaisesta rivistä luodaan Finvoice-sanomaan ns. InvoiceRow-SubInvoiceRow, joka näkyy laskulla omana rivinään. Jotkin taloushallinto-ohjelmat summaavat nämä rivit osaksi laskua ja tällöin voi tapahtua niin, että summat monistuvat.

Asiakkaalle voi määritellä tuotteita, jotka lisätään asiakkaan tilauksille aina (älä valitse tilauksen tyyppiä) tai tietyn tilaustyypin tilauksille:

Lisäksi asiakkaalle voi määritellä sähköpostiosoitteita, joihin voi lähettää siirtoasiakirjoja tai tilauksen tilamuutosseurantaviestejä (tiloja voi valita useita):

Myös polttoaineindeksin / polttoainelisän voi määritellä asiakaskohtaisesti:

HUOM: jos polttoaineindeksiä ei määritellä asiakkaalle, hakee järjestelmä tiedon parametreistä. Jos polttoainelisä tilitetään liikennöitsijälle, tulee polttoainelisätuotteella olla valinta “Tilitetään liikennöitsijälle”. Tällöin järjestelmä hakee tilitettävän tiedon polttoaineindeksistä parametreistä. Jos halutaan, että asiakaskohtainen polttoainelisä tilitetään suoraan liikennöitsijöille, tulee liikennöitsijöille tehdä ostohinnasto:

1. Mene Hinnastot-osioon
2. Klikkaa Ostohinnastot-välilehteä
3. Klikkaa "+ Uusi ostohinnasto" -nappia
4. Syötä voimassaolo
5. Kirjoita niin halutessasi ostohinnastolle nimi
6. Klikkaa vihreää "Tallenna hinnastotiedot" -nappia
7. Klikkaa "Lisää hinnastorivi" -nappia
8. Klikkaa "Tallenna" -nappia
9. Klikkaa ilmestynyt hinnastorivi aktiiviseksi
10. Klikkaa alle ilmestyneistä välilehdistä "Kaavat" -nimistä välilehteä
11. Klikkaa alempaa "+ Lisää kaava" -nappia
12. Lisää haluttu polttoainelisätuote
13. Anna kaavalle nimi, vaikka "Pa-lisän suoratilitys" tai mikä tilannetta kuvaa parhaiten
14. Kirjoita "Kaava"-kenttään SUM
15. Klikkaa Tallenna
16. Klikkaa varmuuden vuoksi ylhäältä vielä vihreää "Tallenna hinnastotiedot" -nappia

Jos halutaan liikennöitsijäkohtaisia poikkeavuuksia, tulee heille tehdä omat ostosopimukset ja lisätä sama polttoainelisätuote sinne ja kirjoittaa oma kaava. Jos yksittäiselle liikennöitsijälle ei haluta tilittää polttoainelisää, tulee kaavan olla “SUM*0”.

Asiakasrekisterin lataaminen CSV-tiedostona

Asiakasrekisterin voi ladata CSV-tiedostona perusrekisterin Asiakkaat ja Liikennöitsijät -välilehdellä. Sivun oikeassa ylälaidassa on CSV -painike, joka lataa hakunäkymässä olevat asiakkaat/liikennöitsijät .csv-tiedostona.

Oikean reunan sarake-valikosta voit määrittää, mitkä tiedot ladataan mukaan tiedostoon. Tiedostoon tulee siis kaikki hakunäkymässä olevat tiedot.

Vasemman reunan Maksimi rivimäärä -kenttä määrittää näytettävien asiakkaiden määrän, joten saadaksesi koko asiakasrekisterin näkymään, tulee se nostaa riittävän suureksi (maksimi 2000), suuremmaksi kuin hakutulos. Tätä näytettävää rivimäärää on rajoitettu siksi, että suuret haut hidastavat järjestelmää.